Давно собираюсь поднять эту болезненную тему – бесконечные тендеры-тендеры-тендеры и аспекты их проведения.

Начну с цифр:

342 832 рубля – средняя себестоимость обработки тендера в 2018 году агентством MaxMedium!

42 168 336 рублей – затраты агентства MaxMedium в 2018 году на проигранные тендеры

Как Вам цифры? Лично мне от них грустно.

Ведь в 2018 году я, как владелец бизнеса, выложила эти деньги из своего кармана в никуда, вместо того, чтобы инвестировать их в развитие бизнеса и сотрудников, или в конце концов, закрыть их как прибыль учредителя и реализовать собственные мечты.

При том, что мы не участвуем в тендерах, где количество участников тендера более 4, не пост-оплатные проекты и еще ряд критериев, по которым мы отбираем реальные и качественные тендеры.

Даже если мы возьмем тендер с 4 агентствами, и предположим, что затраты каждого участника тендера на его качественную проработку составляют 300 тысяч рублей, то клиент получил бесплатных услуг на 1 200 000 рублей, уже до начала работы над проектом.

Можете представить, что вы бесплатно у ряда топ архитектурных бюро запросите проработать видение вашего нового офиса, и прорисовать все до мельчайших деталей? Либо попросите рекламные агентства проработать стратегию продвижения бренда бесплатно с детальной проработкой?

Нет, вы заплатите за работу, и за варианты, а в рамках тендера получите лишь минимальную проработку.

Почему же мы считаем такой подход допустимым на нашем рынке? Не потому ли, что мы сами это позволяем?

Недавно в рамках тендера клиент попросил к детальной проработке прописать напротив каждого пункта сметы поставщика с указанием сайта и контактов? Мы остановили работы и вышли из этого тендера.

Клиенты на уровне тендера требуют проработку, которая по глубине уже является серьезной работой над проектом, при этом клиент часто не в состоянии обозначить даже критерии оценки предложения.

В этом году мы проработали множество идей: в более 40% запросов мы даже не получили письмо об итогах тендерах, примерно в таком же % случаев мы получили отписку и на ответную просьбу дать развернутую обратную связь, не получили ответа. И только в 20% случаев, клиенты давали обоснованную обратную связь.

Многие наши идеи и наработки были просто украдены, и переданы в реализацию своим поставщикам. Почему мы можем об этом заявлять? Сегодня настолько все доступно и открыто – достаточно просто подписаться на хэштеги компании,

геолокации, и хэштеги, связанные с событием, чтобы практически там побывать и увидеть целые репортажи глазами участников.

Некоторые частично использованы – понравилось что-то в концепции, почему бы не использовать. Часть мероприятий были отменены, часть тендеров достойно проиграны.

Для многих компаний – тендер – это некая формальность, которую необходимо соблюсти, но, когда вы соблюдаете формальность подумайте о следующем и будьте честны при его проведении.

Ниже я попробовала свести в формате ЗАДАЧА – РЕШЕНИЕ таблицу, которая поможет вам минимизировать свои временные затраты на тендер, и тем самым затраты агентств на заведомо бесполезную, но финансово затратную работу:

ЗАДАЧА И РЕШЕНИЕ

Необходимо оценить бюджет предстоящего события.
Обратитесь к поставщику, которому вы доверяете, и обозначьте задачу. Например, для меня проработать примерный бюджет широкими мазками без запроса конкретных поставщиков, займет не более 30-40 минут времени.

Проявить инициативу, для согласования ее далее с руководством
Эта проблема последнего года. Проводится тендер, по итогам которого выясняется, что это было инициативой ответственного сотрудника, и тендер нужен был для защиты этой инициативы перед руководством. Как результат, событие отменено, так как руководство не видит (и не видело) в нем потребности. Решение простое: перед тем, как объявлять тендер, убедитесь, что с руководством согласовано событие, его примерные даты, состав участников и лимиты бюджета.

Провести тендер так как этого требует процедура
Здесь хочется обратиться к клиентам, мы же все взрослые люди и понимаем правила игры.

Получить максимально качественные предложения
Для того, чтобы получить максимально качественные предложения, достаточно четко сформулировать критерии оценки. Если это бюджет – заявите, что ключевой критерий оценки – это бюджет и условия оплаты, например. Если это идея – то это идея, и бюджет важен, но может быть более гибким в случае, яркой и нестандартной идеи. Если это уровень проработки, то четко это заявляйте.

Часто клиент заявляет, что важна идея, и потом выбирает поставщика по бюджету.
Более того, берет понравившуюся идею агентства, и выставляет в очередной тур тендера на просчет участникам.

Тендер ради тендера
Создайте пул поставщиков, среди которых вы будете разыгрывать такие тендеры. Зачем привлекать весь рынок, если у вас уже есть исполнитель, но нужно соблюсти формальности тендера?

Мониторинг/ обзор рынка
Заявите о ваших намерениях провести мониторинг рынка. Не прикрывайте это тендерами, будьте честны в своих задачах, и в ответ вы получите максимально качественные предложения, идеи по вашим задачам.

Тендер в несколько этапов с глубокой проработкой
Проведите отборочный с получением кратким описанием идеи/ видения и примерным бюджетом. Проведите финал среди 2-3 агентств с глубокой проработкой запроса, необходимой вам, где победитель получает проект, а агентства-участники денежную компенсацию. Поверьте, вы получите не только качественные честные, не демпинговые предложения, но и высокий статус клиента, с которым будут работать только самые лучшие игроки.

Я часто слышу жалобы от клиента, что агентства не слышат задачи, плохо прорабатывают тендеры, демпенгуют.
Помните, что, проводя тендер, вы обращаетесь за бесплатной услугой, и только серьезные заинтересованные игроки, будут играть с вами честно, в остальном, вы будете получать бесплатную услуги и желание любыми способами выиграть ваш контракт.
Но играя честно, например, наша позиция – у нас нет тендерных и демпинговых смет, мы теряем тендеры, потому что клиент часто покупает самое дешевое, и потом возвращается с историями, как его обманули и о том, сколько он в итоге переплатил.

Дорогие клиенты, вы сами формируете этот рынок. Как только вы начнете вместе с нами делать его цивилизованным, открытым, уважать труд – то вы удивитесь, насколько более качественный и экспертный результат вы начнете получать.

Корпоративные события – это действенный и эффективный инструмент для решения целого ряда задач компании. Но для того, чтобы этот инструмент правильно работал, он требует правильного использования.

Для начала – нужно определить причину – чаще всего компания столкнулась либо проблемой либо нужно найти способ решения конкретной, стоящей перед бизнесом задачи. Какие задачи может решить корпоративное событие?

В 2017 году мы, агентство MaxMedium, провели собственное исследование «Эволюция корпоративной культуры и роль корпоративных событий в ней». В течение 2017 года мы регистрировали входящие брифы и анализировали их по ряду параметров. В день презентации этого исследования в мае 2018 года, мы подтверждали полученные нами данные проведением опроса 115 HR специалистов из 110 компаний, среди которых 38% это компании с численностью сотрудников в РФ более 1000 человек.

Хочу начать с отношения к корпоративным событиям в компаниях: как показало исследование, для 55% компаний события являются полноценным инструментом для достижения целей бизнеса, тогда как для 45% - мероприятия это дань традициям компании для поддержания лояльности сотрудников.

По итогам полученного исследование 2-в-1, в 2017-2018 годах основные задачи, которые компании решали и решают при помощи корпоративных событий это:

- Команда: фокус на создание сильной и замотивированной команды (26% респондентов)

- Обозначение стратегических целей̆: трансляция стратегических целей̆ компании сотрудникам и мотивация на их достижение (23% респондентов)

- Развитие HR бренда: продвижение HR бренда компании внутри компании и на рынке труда для привлечения более качественных специалистов, разделяющих наши ценности (14%)

- Традиции: поддержание и создание в компании новых традиций (14%)

- Решение тактических бизнес задач: событие должно решать конкретную поставленную перед ним задачу, мы понимаем задачу, выставляем задачу и измеряем результат (11%)

- Поощрение: вы хорошо поработали, вы достойны награды (9%)

Данные задачи претерпели изменения в сравнении с задачами, решаемыми в 2015-2016 годах, и на лицо тренд фокусировки событий на решении бизнес задач.

Мы часто сталкиваемся с вопросом, как же интегрировать события, как их проводить, для всей компании или по отделам, в каком формате. В любой компании обязательно есть традиционные события, например, Новый год или день рождения компании. Как правило, в рамках традиционных событий компании стараются сплотиться и собрать всю компанию, в одном месте, поделиться новостями, почувствовать себя единой командой. Компании, география которых не ограничивается Москвой, обычно проводят мероприятия по своим городам присутствия, федеральным округам или по иному собственному территориальному делению. Такие мероприятия работают на единство команды, эффект «ты – не один, ты – часть большой команды», на информирование о результатах работы и постановку новых целей, на поощрение лучших, и в целом на имидж компании как работодателя, заботящегося о собственных сотрудниках.

Для решения же тактических задач мероприятия проводятся по подразделениям или отделам. Здесь доносятся тактические цели, ставятся задачи, отрабатываются навыки, разбираются конкретные барьеры в частности через правильно организованный тимбилдинг.

Как показало исследование, продвижение HR бренда компании вышло в топ задачи при организации событий, ведь HR бренд – это лицо компании на рынке труда. В разрезе событий, самыми преданными амбассадорами являются именно сотрудники. Многие компании активно это используют. Как пример, сегодня трудно встретить событие без #хэштега, а ведь через него можно отследить уровень компании, удовлетворенность и настроения сотрудников. Открытость, помогает компании себя позиционировать как прекрасного работодателя. Продвижение HR бренда может идти сопутствующей задачей в рамках практически любого корпоративного события, которое не имеет строгой конфиденциальности.

Хочу также затронуть тему эффективности и критериев ее оценки.

Самое первостепенное - ответить себе на вопрос «ЗАЧЕМ?» - докопаться до сути и выработать точное понимание основной цели проекта.

Далее – разложить цель на задачи и выразить их в конкретных цифрах, ведь чтобы результат измерить, его нужно оцифровать, чтобы было, что считать и что оценивать.


Разберем пример:

Вам нужно провести успешное событие. Размыто, не правда ли?

Давайте попробуем разобрать, что для вас будет являться успешно проведенным проектом?

Например, успех события – это максимальное вовлечение сотрудников.

Попробуем перевести вовлеченность в цифры:

- определите % явки на мероприятие – как пример, не менее 90% сотрудников?

- вы вовлекаете сотрудников до события и планируете разогревающую тизинг кампанию – тогда, вы можете зафиксировать цель, например, не менее 80% участников мероприятия должны совершить требуемые действия в рамках проводимых активностей.

- вам важно освещение события? Определите количество целевых постов участников в социальных сетях.

- также обратная связь прекрасный инструмент измерения – например, вы можете определить средний балл в анкете обратной связи на релевантный вопрос.

И так далее, в зависимости, от того, что Вы вкладываете в свое понятие вовлеченных сотрудников.

Как итог, выставите от 3 до 5 KPI проекту, и придайте им вес, исходя из важности.

Оценивать нужно только мероприятие и его результаты. Если вы выставляете целью проекта сокращение текучки штата компании – знайте, что событие не в состоянии решить эту задачу, а может лишь отчасти повлиять на нее и то в короткий промежуток времени. Для решения такой задачи требуется целый комплекс HR мер.

Если событие регулярное, например, Новый год или день компании, которые проводятся ежегодно, поднимите данные прошлых событий и критерии, по каким его оценивали, чтобы при постановке целей у Вас были исходные данные, понимание ожиданий и возможных точек роста.

Не пытайтесь решить одним мероприятием десять задач, если только это не «Забег корпораций», который позволяет сделать это эффектно и эффективно. Сделайте фокус на одной ключевой цели и паре запасных (второстепенных), но они также должны поддерживать основную, например:

Цель – донести до участников, ключевое сообщение, например - финансовую задачу компании/отдела. Измерить успешность достижения этой цели можно, по результатам анкетирования участников, где на открытый вопрос «Какое ключевое сообщение мероприятия Вы считали?» будет, например, более 70% максимально приближенных к желаемым ответов.

К этой цели могут идти поддерживающие цели:

- внедрение инструментов для достижения цели (например, обучить и проверить знания),

- формирование мотивации на достижение цели – например, запуск и анонс sales соревнования, главным призом которого станет мега поездка для лучших сотрудников.

Ну, и в завершении, немного о трендах. Здесь есть одно золотое правило – присмотритесь к своим сотрудникам, как к обычным людям. Что их интересует? Если Ваши события будут отвечать их ценностям, то у вас есть все шансы получить мотивированную команду единомышленников.

Наши наблюдения, подтвержденные двойным исследованием, которое я уже упоминала выше:

- Семейные ценности возвращаются в корпоративную культуру компаний, возвращаются форматы мероприятий с участием членов семей, либо мероприятия для детей сотрудников. Например, я пишу этот текст 1 июня, сегодня мы делаем 4 мероприятия для Клиентов, 3 из которых семейного формата с участием детей сотрудников. Одно – это практически полноценная детская профориентация в игровой форме прямо в офисе компании.

- ЗОЖ-мероприятия в поддержку здорового образа жизни – спартакиады, забеги, дни спорта, даже просто тренировки в офисе очень актуальны и этот тренд нарастает.

- Фокус на инновации – новые форматы, новые технологии, интегрируемые в события, все то, что создает WOW-эффект, помогает донести сотрудникам фокус компании на инновационность и соответствие компании стандартам времени.

- Фокус на вовлеченность: начните вовлекать сотрудников в событие заранее. наше исследование показало, что 97% респондентов считают, что вовлеченные сотрудники дают более качественный результат. Сегодня, одни только социальные сети предоставляют сотни возможностей и инструментов для вовлечения аудитории.

Мне остается пожелать Вам отличных событий, которые будут работать не только на решение бизнес задач ваших компаний, но и на ваш HR бренд.

Среди трендов и наблюдений в рамках подготовки новогодних мероприятий можно отметить несколько моментов:

- Заблаговременная подготовка относительно пары предыдущих лет: бюджеты выделены, ответственные назначены, есть понимание задач, которые компании хотят решать. Чувствуется определенная стабильность.

- Бюджеты сильно не изменились и находятся на уровне 2016-2017 года.

- Вопрос как решать эти задачи – вот здесь как раз Клиенты обращаются к агентствам как к экспертам с запросом, как сделать новогоднее событие интересным, так как сотрудников нужно удивлять и предлагать им новые форматы.

- Растет тренд вовлечения сотрудников в подготовку мероприятия, но формат «Фабрики звезд» уже всеми опробован, поэтому есть запрос на новые формы – клипы, интеграция в программу, иммерсивные истории, флешмобы, анонсы и конкурсы через мобильные приложения, например.

- Больше технологий, больше интерактивных активностей в рамках велком зон, больше интересных фото, видео зон.

- Фокус на ключевые посылы через вовлечение руководства, качественных видео контент.

- В этом году активно возрождаются новогодние мероприятия для детей сотрудников

- Часть компаний рассматривают офис как площадку для новогодних событий с множеством новогодних активаций.

- Ну и традиционно ряд компаний переносят новогодние события на январь, причем необъяснимый тренд этого года – переносят на конец января, на 20-е числа, что может быть связано либо с высокой загрузкой в конце года, либо с оптимизацией бюджета.